コストをかけずに電話機一台ずつに設置するような卓上型のボイスロギングではなく、電話回線に取付、自動で録音をとりながらパソコンで録音の検索や音声を聞く、録音音声をテキスト化する、音声をダウンロードしてメールやラインで送る、といった機能がついたサーバ型のボイスロギングがあります。

一般的に、先に挙げたようなサーバ型のボイスロギングシステムは高額で、数百万のコストがかかるものもあります。しかし、ボイスロギングシステムは『レンタル』での導入が可能です。

ボイスロギングシステムのレンタルとは、月額の利用料金を支払い、ボイスロギングを運用するといったものになります。月額のレンタルであるため契約の縛りなどもなく、例えば、3ヵ月使ってみて不要であれば返却、それ以上の請求は無し、と言った契約が可能です。また、レンタルであることから、故障時のサポートも月額料金に含まれます。ボイスロギングシステムのレンタル料金は月額で5万円～10万円ほどですが、レンタルであるため経費扱いできます。

事業の規模が大きくなるほど、従業員の数は増え、ボイスロギングシステムが有効活用されるようになります。例えば、大切な商談の打ち合わせ日を電話で申し合わせた場合でも参照できますし、席を外している人への伝言もメールで送れます。なにより、直の音声データでやりとりを確認できるため日程や商談成立と言ったやり取りを聞き逃す事がありません。

例えば、最初の話と違う事を話してくるお客様の対応をしていて、当初の話と現在の話でどれが正しいのか？を問う事もできます。電話を苦手だとする人にとって、無駄な話や内容がコロコロ変わって掴みどころのない話を取りつげないといけないとなると、ストレスになります。かつ、無駄な話や内容がコロコロ変わって掴みどころのない話をしているのはかけてきた相手なのか、それとも自社の電話対応なのか。

自社の電話応対品質を上げてサービスの向上につなげられれば、おのずと会社にとってプラスになります。通話そのものを記録し、無駄な通話をなくして生産性向上へとつなげる為にも、ボイスロギングシステムは導入されます。