スマホで電話することが一般的となったものの、オフィスの固定電話が使われなくなったわけではありません。お客様からの問い合わせはオフィスの固定電話にかかってきますし、また、顧客への電話をスマホから行う事も少ないはずです。

ボイスロギングシステム（通話録音システム）は通話を録音するシステムです。コールセンターには必ずと言って良いほど導入されています。コールセンターがボイスロギングを導入するのはオペレータ教育や、品質チェック、エビデンス、と言った目的ですが、一方でこれは電話をかけてくるお客様に対しても同じ事を求めるものになります。

すなわち、冷静に、できるだけ的確に要件を教えてください、と求めるものとも言えます。電話をかけてきた相手に対し、受け手が冷静にできるだけ的確に要件を聞きだし、誇張の無いように返答する、そしてそれをボイスロギングで残せる事で安心して業務に取り組むことができます。また、自分の録音を聞き起こしして、話した内容が正しかったか？お客様は何を話していたか？を確認することもできます。

例えば、忘れたくない内容をメールで依頼することがあります。電話をかけてくるお客様にそれを求めるのがはばかられると思います。しかし、ボイスロギングシステムがあればそういった事が解消されます。忘れたくない内容を繰り返し確認する事もなく、また、メールで知らせてもらう事も不要で、ただ通話録音を聞くだけで済みます。業務の効率性からみてもボイスロギングシステムの導入は有益です。

そして、経営者は所属する社員に対し安心して業務できる環境を提供する事も仕事の一つです。ボイスロギングシステムの導入で安心して外からかかってくる電話に対応しやすくなるのであれば、検討してみるのも一考ではないでしょうか。とはいえ、ボイスロギングは高額です。使いやすく、便利なボイスロギングは数百万が相場です。数百万の投資が正しいか？保守やサポートが別途請求となるとさらにコストがかかる、と考えるのも経営者です。

安いボイスロギングはないか？と探して見つけたのが卓上型で電話機一台一台に取付し、都度操作が必要なボイスロギングシステムだった、という事もあるかもしれません。

現在のボイスロギングシステムは、卓上型ではなく、サーバ型と呼ばれるボイスロギングシステムであるため、数百万のコストがかかります。しかし、コストをかけずにサーバ型のボイスロギングを導入する方法があります。